În vacanță, fără ca afacerea ta să sufere fără tine

Vorbind cu o prietenă și citind, la scurt timp după aceea, rezultatele unui sondaj mi-au creat ideea de a scrie acest articol pentru blogul Retaillium. Prietena mea este proprietara unui restaurant în București, și nu mai își vedea capul de treaba în timpul vacanței de vară, ce am petrecut-o împreună. Iar sondajul, realizat în America, cei drept, dar atât de aproape de realitatea noastră, spunea că 49% dintre proprietarii de afaceri mici au planificat să petreacă mai puțin de trei zile în vacanță în timpul sezonului de vară. Iar, atunci când proprietarii de afaceri mici reușesc să plece departe de afacerea lor, numai 14% sunt deconectați complet în timpul vacanței.

În acest fel, nu este de mirare că și prietena mea proprietară de restaurant, și toți ceilalți proprietari de afaceri mici consideră că este dificil să își ia vacanțe.

Atunci când, dacă începi să te gândești la lucrurile care ar putea merge prost: deciziile proaste care ar putea fi luate, clienții care ar putea fi pierduți, la faptul că ai muncit din greu pentru a deveni un proprietar de succes al unei afaceri, etc., atunci sigur că te intrebi:

De ce să lași totul în mâinile câtorva angajați în timp ce tu mergi la mare?

Deoarece fără echilibrul vieții profesionale și perspectiva pe care o oferă o vacanță, nu vei rămâne un executiv eficient!

Cu anul în plină desfășurare, acesta ar putea fi momentul ideal pentru a re-gândi abordarea companiei tale față de echilibrul între muncă și viața personală – în special având în vedere că beneficiile comerciale și personale sunt bine documentate. Vacanțele au un impact pozitiv asupra afacerii tale.

În special, te ajută în:

• Concentrare
• Creativitate
• Motivaţie

Luând o pauză bine meritată de la afacerea ta, este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poți face.

Iată câteva sfaturi utile, cu ajutorul cărora îți poți lăsa munca să funcționeze fără tine, fără probleme:

1. Planifică din timp

Cu cât începi mai devreme să planifici vacanța, cu atât mai mare este probabilitatea că te vei bucura de o vacanță fără griji. În mod ideal, ar trebui să începi să îți planifici vacanța cu câteva luni înainte. Creează un plan al sarcinilor ce trebuie urmat înainte de a pleca. Evită programarea lansării vreunui produs sau serviciu nou în timp ce te aflii departe.

Ideea este, de asemenea, să nu planifici vacanțe care să dureze mai multe săptămâni. În schimb, având o vacanță mai scurtă, de maximum două saptămâni, o poți planifica în mod mai realist fără a pierde din vedere ce se întâmplă la locul de muncă, te poți bucura de pauză, fără a lăsa lucrurile să iasă de sub control înapoi acasă.

2. Ține tehnologia de partea ta

Acum, datorită tehnologiei, poți rămâne în contact aproape oriunde în aceste zile. Stabilește un moment al zilei când vei verifica mesajele de e-mail și voce, și nu lăsa ceea ce găsești în ele să te afecteze. Nu te vei mai bucura de vacanță dacă îți petreceți prea mult timp cu treaba.

Dacă nu ai cine să îți gestioneze aceste lucrurile, poți:

• Automatiza asistența pentru clienți – permite clienților tăi să poată găsi cam toate întrebările lor legate de produse. Ai grijă ca aceste întrebări să poată fi găsite pe pagina de întrebări frecvente a site-ului pentru a reduce numărul de telefoane.
• Configura plăți automate – pentru a ușura îngrijorările legate de contabilitate. Sistemele electronice de plată reprezintă, de asemenea, un instrument excelent pentru gestionarea afacerii din vacanță, oferind posibilitatea de a îmbunătăți eficiența și de a crește securitatea.
• Seta mesajul automat ”out-of-office”, în care să explici concret cine se ocupă în lipsa ta de nevoile clienților/colaboratorilor, astfel încât aceștia să știe unde să apeleze după cum este necesar.

3. Stabilește cine conduce

Înainte de a pleca, trebuie să stabilești clar cine va fi responsabil de afacerea ta cât ești tu în vacanță. Cineva trebuie să ia deciziile și să fie contactul tău principal. Managerul afacerii tale ar trebui să fie deja familiarizat cu modul în care funcționează afacerea, astfel încât să nu existe prea multă probleme atunci când se vor preda îndatoririle.

4. Deleagă și Comunică

În continuare a ceea ce spuneam mai sus, unul dintre cele mai bune lucruri pe care le poți face este să îți instruiești oamenii să te înlocuiască cu succes. Pe lângă managerul care va conduce afacerea cât ești tu plecat, creează o listă de sarcini și desemnează cine va fi responsabil de ele. Discută cu fiecare persoană desemnată în parte înainte de a pleca și apoi, discută cu întreaga echipă.

Este recomandabil să adăugați aceste sarcini suplimentare angajaților tăi, pe o bază fragmentată, astfel încât aceștia să nu se simtă copleșiți.

De asemenea, pentru a îi face să se simtă cât mai liniștiți, întocmește-le o listă cu toate informațiile și procedurile necesare.

Înainte de a pleca în vacanță, pune în aplicare următoarele:

• Proceduri de urgență – definiți ceea ce este considerat o situație de urgență și când trebuie să fi contactat. Evidențiază clar ceea ce trebuie considerat urgent și poate fi rezolvat numai de tine.
• Stabilește un timp de conectare – acesta poate fi un apel rapid de 30 de minute o dată pe săptămână pentru a discuta despre cum merg lucrurile. Această întâlnire scurtă îți va oferi și siguranța că afacerea ta este pe mâini bune.

5. Păstrează-ți afacerea la îndemână

Acum, o vacanță fără griji poate însemna lucruri diferite pentru proprietarii de afaceri diferiți. În timp ce ar putea însemna oprirea totală și lipsa de contact cu afacerile lor pentru unii, alții se vor simți mai liniștiți știind că se pot conecta cu afacerea lor, indiferent unde se află.

Nu am reușit să fac parte niciodată din prima categorie, dar dacă te încadrezi și tu în cea de-a doua categorie, este clar că nu a existat niciodată un moment mai bun pentru a avea o vacanță, deoarece dezvoltarea tehnologică din ultima vreme a creat posibilitatea să îți iei afacerea cu tine, oriunde ai merge.

Însă, așa cum spuneam și mai devreme, dacă vrei să verifici ce se întâmplă stabileșteți intervale orare clare, rare, și nu te abate de ele.

6. Fii gata pentru distracție și/sau relaxare maximă

A petrece timp departe de afacerea ta pentru a merge în vacanță poate fi privită cu îngrijorare de proprietarii de afaceri mici. Însă, dacă ți-ai făcut timp pentru a:

• Planifica
• Lăsa o persoană competentă la conducere
• Delega
• Automatiza tot ce se poate
• Seta intervale de timp în care să te conectezi

Atunci, nu mai rămâne decât să îți spun:

Vacanță placută!

Asta înseamnă să te bucuri de tine și de cei dragi! Nu există niciun motiv pentru a avea o vacanță plină de îngrijorări atunci când ai totul organizat la muncă.

Vacanța ta este recompensa pentru toată munca grea și orele lungi pe care le-ai investit în afacerea ta. E timpul să-i arăți echipei că ai încredere în ei. Pentru că vacanța ta poate fi o mare oportunitate de a îți dezvolta personalul – oferind oamenilor șansa de a învăța noi abilități, de a își asuma mai multă responsabilitate și de a îi provoca pe ei înșiși.

Procesul de pregătire și planificare pentru o vacanță fără griji te ajută să îți treci afacerea într-o nouă fază. Mulți proprietari de afaceri mici visează să experimenteze libertatea, în timp ce desfășoară deja o afacere profitabilă. Acest lucru îți demonstrează că ai ajuns la un nivel, și cu o echipă cu care este posibil să te îndepărtați de afacerea ta pentru perioade mai lungi, fără ca lucrurile să se destrame.

Și apoi, chiar dacă lucrurile nu merg așa cum a fost planificat, folosește-le ca o oportunitate de învățare pentru a repara a unor sistemele înainte de a merge în următoarea vacanță. Succesul tău în afaceri, cât și sănătatea și bunăstarea ta depind de faptul că ai pauze, iar că acestea sunt fără griji.

Bucură-te de vacanța ta! Poți?

 

Acest articol a fost publicat pentru prima dată pe blog-ul site-ului Retaillium, www.retaillium.ro !