Cum sa redactezi o scrisoare de intentie

Redactarea unei scrisori de intentie inteligente va poate aduce cu un pas in fata, chiar daca aveti un CV mai slab. Acest ghid va va ajuta sa scrieti cea mai buna scrisoare posibila.

Ce este o scrisoare de intentie?

Scrisorile de intentie sunt documentele pe care le trimiteti cu CV-ul atunci cand aplicati pentru un loc de munca. Menirea unei scrisori de intentie este:

1. De a va prezenta managerului angajator.
2. De a scoate in evidenta de ce ati fi potriviti pentru aceasta slujba, abilitatile si experientele
3. Completeaza acele detalii pe care CV-ul nu le poate descrie.
4. De a explica in continuare alte aspecte ale CV-ului.
5. Incurajeaza cititorul sa citeasca CV-ul vostru.

Prin bifarea acestor aspecte, scrisoarea voastra poate fi un tovaras convingator si puternic pentru un CV bine scris.

Cat de lunga ar trebui sa fie o scrisoare de intentie?

O scrisoare de intentie nu trebuie sa aiba un continut mai stufos de o pagina. Este vorba doar despre un rezumat al informatiilor pe care le puneti in CV-ul vostru, deci nu uitati ca este esential sa fiti cat mai concisi.

Adaptati scrisoarea de intentie in functie de postul pentru care aplicati. Nu trebuie sa utilizati aceeasi scrisoare de intentie pentru fiecare job la care aplicati. Scrisoarea trebuie sa demonstreze ca stii ce inseamna angajarea si ceea ce cauta compania respectiva. Pentru a face acest lucru, trebuie sa fiti cat mai specifici cu privire la abilitatile si calitatile pe care le aveti si cum se potrivesc cu nevoile locului de munca sau ale companiei.

Iata trei modalitati simple de a face o scrisoare de intentie cat mai clara posibil:

1. Aflati cui trebuie sa adresati scrisoarea. Incercati sa nu folositi o metoda de introducere generala daca puteti. Va fi o munca in care veti depune putin efort, dar veti vedea ca in final merita. Daca ati gasit postul respectiv intr-un anunt, anuntul va numi probabil o persoana careia sa ii trimiteti aplicatia. Daca nu, contactati angajatorul sau agentul de publicitate si intrebati cui trebuie sa ii trimiteti scrisoarea. Cel mai bine este sa sunati daca puteti, dar daca nu aveti un numar de telefon, ci o adresa de e-mail, le puteti trimite un e-mail. In cazul in care reusiti sa aflati numele persoanei, nu folositi Prenumele in formula de adresare pentru redactarea scrisorii. Cel mai potrivit este sa utilizati “domnule” sau “doamna” si numele lor de familie.
2. Aflati mai multe lucruri despre job. Cand aflati cui sa va adresati atunci cand scrieti scrisoarea, puteti incerca, de asemenea, sa contactati persoana respectiva pentru a pune intrebari care va pot ajuta sa adaptati scrisoarea de intentie in functie de job. Intrebarile pe care le puteti pune ar putea fi “Acest job implica munca in cadrul unei echipe?”, “In subordinea cui as fi daca obtin acest job?”, “Puteti sa imi spuneti mai multe lucruri despre profilul persoanei pe care o cautati?”, “Exista o descriere a pozitiei pe care o pot analiza?(cereti-o numai daca anuntul de job nu a mentionat o descriere a pozitiei)”. Raspunsurile la aceste intrebari va pot oferi cateva idei despre lucrurile pe care le puteti mentiona in scrisoarea de intentie.
3. Aflati mai multe despre companie. Informarea cu privire la companie este o alta modalitate buna de a afla cum sa va adaptati scrisoarea de intentie. Iata cateva sfaturi: daca stiti numele companiei, cautati informatii online, daca compania are un site web, vizitati acel site (in special pagina Despre noi), daca numele companiei nu este in anunt, sunati la agentia de recrutare sau agentul de publicitate si intrebati cine este angajatorul.

Am gasit aici pentru voi cateva modele de scrisoare de intentie.

Ce ar trebui sa includeti in scrisoarea de intentie?

Iata o lista cu lucrurile pe care ar trebui sa le includeti in scrisoarea de intentie:

1. Numele si detaliile de contact. Puneti numele si detaliile de contact in partea de sus a scrisorii de intentie. Nu trebuie sa includeti si adresa voastra, dar este necesar sa includeti adresa voastra de e-mail si numarul de telefon. Asigurati-va ca veti raspunde la numarul pe care il includeti in scrisoare. Nu dati un numar de telefon fix daca nu sunteti acasa pentru a raspunde. Adresa voastra de e-mail trebuie sa creeze o impresie profesionala. Nu utilizati adrese de e-mail cu porecle. Daca nu aveti o adresa de e-mail profesionala, puteti sa faceti acest lucru intrand pe o pagina de e-mail gratuita. Faceti acest lucru si creati o adresa de e-mail simpla, includerea prenumelui si numelui vostru de familie este o alegere perfecta atunci cand creati un cont nou.
2. Numele si datele de contact ale angajatorului. Sub numele vostru si datele de contact trebuie sa includeti: numele persoanei careia ii scrieti, pozitia sau numele companiei, datele sale de contact. Daca intampinati dificultati in gasirea acestor informatii, puteti apela compania pentru a intreba cui trebuie sa ii adresati scrisoarea.
3. Numele pozitiei pentru care vrei sa aplici. La inceputul scrisorii voastre de intentie trebuie sa explicati care este pozitia pentru care aplicati. Puteti face acest lucru scurt si concis “cerere pentru pozitia de referent resurse umane” sau in paragraful de deschidere puteti scrie “Va scriu pentru a aplica pentru pozitia de referent de resurse umane pe care o oferiti”.
4. O lista a competentelor voastre relevante. Scrisoarea ar trebui sa includa un scurt rezumat care sa corespunda abilitatilor si experientelor voastre cu descrierea postului. O lista scurta, dar care sa evidentieze aceste lucruri. Daca raspundeti la un anunt pentru un job, fie anuntul, fie descrierea pozitiei pot furniza o lista de aptitudini si experiente care sunt esentiale pentru a face acest lucru. De asemenea, poate oferi o lista a aptitudinilor si experientei dezirabile. Scrisoarea de intentie trebuie sa raspunda tuturor elementelor de pe lista “esentiala” si cat mai multor elemente posibil de pe lista “de dorit” intr-un mod cat mai scurt posibil. Amintiti-va ca daca spuneti ca aveti o abilitate sau o experienta, trebuie sa aratati cum ati folosit-o sau cum ati dobandit-o.
5. Un rezumat al motivului pentru care sunteti potrivit pentru acest job. Dupa ce va listati abilitatile si experienta, ar trebui sa explicati de ce acestea inseamna ca sunteti persoana potrivita pentru aceasta pozitie. De exemplu “Curiozitatea mea pentru..si experienta mea in vanzari ma face ideal pentru acest loc de munca”.
6. Vorbiti limba lor. Folosirea aceleiasi limbi ca si persoanele din acea companie este o modalitate buna de a convinge oamenii ca sunteti potrivit pentru slujba. Familiarizarea cu ceea ce face o companie si despre cum se vorbeste despre ea insasi va poate oferi idei despre lucrurile pe care sa le mentionati in scrisoarea voastra si cum sa vorbiti despre ele.
7. In final, rugati-I sa va citeasca CV-ul si sa va contacteze. Scrisoarea de intentie trebuie sa se incheie solicitant cititorului sa va citeasca CV-ul. De asemenea, trebuie sa le solicite sa va contacteze pentru un interviu. Incercati ceva simplu: “Am atasat o copie a CV-ului meu. Astept cu nerabdare sa ma contactati in legatura cu aceasta pozitie.”

Ce NU ar trebui sa includa o scrisoare de intentie?

La fel de importante ca si lucrurile pe care ar trebui sa le includeti in scrisoarea voastra de intentie sunt lucrurile care NU ar trebui sa fie niciodata intr-o scrisoare. Iata ce trebuie sa aveti in vedere:

1. Greseli de ortografie sau alte greseli. Verificati intotdeauna scrisoarea de intentie. Este chiar mai bine ca altcineva sa citeasca scrisoarea si sa indice orice greseli sau lucruri confuze. Persoanele carora le-ati putea cere sa va citeasca scrisoarea pot fi prietenii, membrii familiei, profesorul vostru sau chiar consilierul de cariera de la universitatea voastra. Verificati de doua ori toata scrisoarea. Daca mentionati numele unei companii, asigurati-va ca aveti dreptate, etc.
2. Includerea intregului CV. Nu folositi metoda “copy+paste” in scrisoarea de intentie. Incercati sa redactati scrisoare de intentie intr-un mod cat mai scurt posibil.
3. Nu folositi pronumele “eu” prea mult. Incercati sa va asigurati ca nu va completati scrisoarea de intentie cu lucruri precum “eu cred”, “eu am” si “eu sunt”. Dupa ce ati scris scrisoarea, cititi-o si incercati sa scoateti sau sa rescrieti mai multe propozitii care incep cu “eu”.
4. Nu mentionati daca ati aplicat pentru alte locuri de munca. Probabil ca veti aplica la mai multe locuri de munca, dar este important sa nu mentionati acest lucru cand aplicati pentru un job anume. Scopul este de a incerca sa il convingeti pe angajator ca va doriti cu adevarat acel loc de munca. Este greu sa reusesti asta daca din scrisoare reiese faptul ca esti in cautarea a mai multor locuri de munca in acelasi timp. Chiar daca majoritatea oamenilor presupun ca ati aplicat la mai mult de un singur loc de munca, este o idee buna sa nu actionati ca si cum ar fi adevarat.

Mai exista si alte tipuri de scrisori de intentie:

• Scrierea unei scrisori de intentie atunci cand nu exista o pozitie pusa la bataie de catre companii:

Uneori este posibil sa va doriti sa lucrati pentru o anumita afacere sau organizatie, chiar daca nu au fost anuntate locuri de munca disponibile. Contactarea directa a unei companii pentru a afla daca exista locuri de munca disponibile poate arata faptul ca sunteti motivati si entuziasti. Exista o sansa chiar sa obtineti un loc de munca. Chiar daca, poate in prezent nu exista un job disponibil, exista sansa ca firma sa va pastreze detaiile in sistem si sa va contacteze atunci cand o oportunitate se iveste.

O astfel de scrisoare de intentie poate fi scrisa ca orice alta scrisoare de intentie, cu doar cateva diferente. Ar trebui sa:

1. Aratati ca ati cercetat compania si stiti cu ce se ocupa.
2. Mentionati motivul pentru care sunteti interesat sa lucrati pentru ei (in ceea ce priveste cee ce fac si propriile obiective pe termen lung).
3. Demonstrati modul in care abilitatile, experienta si interesul vostru se potrivesc cu obiectivele afacerii sau organizatiei.
4. Spuneti-le ce sperati (de exemplu, ati putea dori sa stiti despre pozitiile disponibile in prezent sau sa vorbiti cu cineva despre cum ar fi sa lucrati acolo).
5. Incheiati scrisoarea spunand ca ii veti contacta in curand, ca sunteti bucuros sa vorbiti cu ei daca doresc sa va contacteze inainte de asta.
6. Daca nu ati primit nici un raspuns in cateva saptamani, este bine sa ii contactati din nou pentru a cere un raspuns. Puteti incerca sa le trimiteti prin e-mail sau sa ii apelati pentru a discuta direct scrisoarea voastra.

• Scrisoarea de intentie inclusa intr-un e-mail

Uneori vi se cere sa trimiteti scrisoarea voastra de intentie sub forma de e-mail in loc de un document separat. Daca se intampla acest lucru, ar trebui sa:

1. Scrieti numele si titlul postului pe linia “subiect e-mail”.
2. Amintiti-va ca totusi trebuie sa utilizati numele persoanei careia ii scrieti.
3. Evitati formatarea corpului e-mailului ca o scrisoare – lasati detaliile de contact si treceti direct la sectiunea “Draga X..”
4. Incheiati e-mailul cu o semnatura profesionala care include numarul vostru de telefon.
5. Trimiteti intotdeanua e-mailul de la o adresa de e-mail profesionala.

Ce trebuie sa faci atunci cand va este ceruta doar o scrisoare de intentie?

Unele companii va pot solicita in mod expres sa raspundeti la cerintele postului intr-o scrisoare de intentie de o pagina in loc sa trimiteti un CV.

Cand se intampla acest lucru, este important sa va adaptati experienta la cerintele postului din scrisoarea voastra de intentie. Atunci cand scrieti acesti tip de scrisoare de intentie, trebuie:

1. Sa includeti detaliile de contact (ale voastre si ale angajatorului) si o scurta introducere a voastra.
2. Rezumati pe scurt experienta voastra.
3. Folositi liniute pentru a evidentia in mod clar fiecare cerinta a postului si modul in care o indepliniti.
4. Incheiati cerandu-le sa va contacteze.

Aici puteti accesa un editor de scrisoare de intentie Europass.

Mult succes !!!

 

Acest articol a fost publicat pentru prima data pe blogul portalului de joburi in Retail, Retaillium, www.retaillium.ro .