CUM POȚI SĂ FII MAI PRODUCTIV?

Și tu te simți copleșit de câte ai de făcut, și la serviciu și acasă? Ajungi la sfârșitul zilei și te întrebi: unde a plecat timpul meu, când cele mai multe dintre lucrurile din lista mea nu sunt gata încă. Apoi, seara când te culci te simți epuizat, și nu poți adormi gândindu-te la câte mai ai de făcut și a doua zi, și la cum să faci să fii mai productiv?

Eh, dacă te face să te simți mai bine, să știi că nu ești singurul. Potrivit studiilor majoritatea angajaților se plâng că se simt copleșiți de îndatoririle pe care trebuie să le îndeplinească în decursul unei zile.

Însă, viața nu trebuie să fie așa. Lucrurile se pot face în așa fel încât să ai timp și pentru toate îndatoririle de la serviciu, și pentru copii, și pentru hobbyuri și prieteni.

Trebuie doar să știm cum să ne organizăm, să fim mai productivi.

Desigur că mai întâi, ca să îți poți evalua productivitatea, trebuie să știi care sunt prioritățile tale în decursul unei zile. Apoi, să îți planifici programul în funcție de aceste priorități, reducând timpul pe care îl petreci pentru lucrurile mici care de fapt te aglomerează.

Am citit, de fapt, de curând pe Harvard Business Review un test dezvoltat de Robert C. Pozen, numit Pozen Productivity Rating, prin care poți obține o evaluare a stării actuale a productivității tale, urmată de un feedback cu câteva sfaturi practice despre cum îți poți îmbunătății productivitatea.

Am făcut și eu testul și pot spune că acesta a facut un lucru foarte bun: m-a facut să conștientizez anumite lucruri care chiar îmi reduc productivitatea, și de care nu eram nici măcar conștientă.

Probabil că nu întâmplător, testul începe cu o întrebare esențială:

Ai cel puțin șapte ore de somn?

Pentru că, într-adevăr, pentru o gândire clară și o organizare eficientă a timpului tău, trebuie să fii mai întâi odihnit. În ediția lunii august a revistei National Geografic este un articol extraordinar, Noua știință a somnului, în care se vorbește despre importanța somnului pentru organismul uman. Așadar, cred eu, că nu ar fi rău să începem de-aici.

Apoi, în continuare, am pus împreună 19 de sfaturi cu ajutorul cărora poți ajunge la cea mai bună productivitate:

1. Începe ziua organizându-te timp de 5 minute. Pune pe listă prioritățile de la care să nu te abați în timpul zilei. Țelurile importante eliberează energie!
2. Apoi, fă și o listă de lucruri pe care să NU le faci. Care te abat de la ceea ce este cu adevărat important. În cartea lui Stephen Covey: ”Cele 7 deprinderi ale persoanelor eficace”, este un capitol dedicat acestui subiect, pe care Covey îl numește a pune ”lucrurile importante pe primul loc”. Am găsit pe YouTube un video ce prezintă o analogie interesantă a acestui concept din carte:

 

3. Nu mai aștepta mometul perfect pentru a începe un proiect. Cât de adevărată este     zicala: ”Nu lăsa pe mâine ce poți face azi”

4. Indentifică-i și apoi evită-i pe cei care îți fură energie sau împrăștie energie negativă în jurul lor, cei pentru care nimeni și nimic nu este bun. Exclude-i din viața ta!

5. Fă-ți curat pe birou! Dezordinea crează stres inutil.

6. Crează-ți o rutină. De la Thomas Edison, la Nicolae Iorga, oameni masiv productivi, aceștia și-au trăit viața creatoare într-o rutină ordonată. Pentru că, de fapt ”Productivitatea maximă nu are legătură cu norocul, este vorba de devotament”.

7. Fii organizat! De fapt, este poate și cel mai important pas în îmbunătățirea productivității. De la organizarea e-mail-urilor la organizarea fișierelor din computer. Organizarea presupune și conștientizarea de sine, și conștientizarea modului în care îți petreceți timpul, lucruri esențiale pentru îmbunătățirea productivității. Conștiința de sine te ajută, de asemenea, să înțelegi și când ești cel mai productiv. Unii oameni sunt mai productivi devreme dimineața, iar alții nu sunt pe deplin productivi până după-amiaza sau seara. Înțelegerea preferințelor modelului tău de lucru te va ajuta să programezi sarcini importante pentru orele din zi când știi că performezi cel mai bine.

8. Fii motivat! Pentru că productivitatea este strâns legată de atitudinea și abordarea ta față de munca pe care o faci. Auto-motivația este foarte importantă dacă vrei să maximizezi productivitatea. Aceasta este o stare care îți va permite să te concentrezi intens asupra muncii tale pentru a obține rezultate incredibile. Mintea ta este fundamental importantă pentru creșterea productivității și îmbunătățirea managementului timpului. Gândește pozitiv! Începe acum prin adoptarea unei perspective pozitive și crezând că poți cu adevărat, vei obține și ambiția necesară să îți atingi obiectivele.

9. Trezește-te devreme. Dacă începi serviciul la ora 9, trezește-te la 6.30. Ai timp să te pregătești și să îți faci fără grabă toată rutina dimineții.

10. Nu îți pune prea multe întălniri într-o zi, și nu invita prea mulți oameni la o întâlnire. De fapt, am citit un studiu, pe Harvard Business Review, conform căruia, cele mai productive întâlniri au mai puțin de 8 oameni.

11. Ce nu poți face tu cel mai bine, dă altora să facă. Fă doar ceea ce știi că îți iese ție bine! A fii productiv nu este un sport doar de unul singur. Pentru a fi cu adevărat productiv într-un cadru de lucru, trebuie să te bazezi pe echipă pentru a te ajuta. De aceea trebuie să știi cum să delegi în mod eficient. Delegarea nu înseamnă doar că ceilalți îți fac munca – o delegare reușită asigură că persoana potrivită îndeplinește o anumită sarcină, indiferent de cine este în cele din urmă responsabil pentru îndeplinirea acesteia. Atunci toată lumea câștigă. Pentru a delega cu succes, învăța cum să renunți și să ai încredere în oameni să facă ceea ce este de făcut. Când faci acest lucru în mod regulat, și îți construiești o echipă de oameni care se ajută reciproc, după cum este necesar, productivitate va crește radical.

12. Nu accepta să faci tot ceea ce ți se cere. Amintește-ți lista făcută la începutul zilei, vezi dacă ai timp și apoi acceptă sau NU.

Prea multe pe capul tău, și… s-a dus productivitatea ta!

13. Renunță la multi-tasking, efectuarea mai multor lucruri în același timp reduce spectaculos productivitatea. Știu că ”dă bine”, însă ajungi să faci multe lucruri mai prost, decât mai puține dar bine.

14. Bea apă multă. Nu glumesc. Dacă ești deshidratat vei avea mai puțină energie, și la sfârșit, mai puține lucruri terminate. Așa că, ține un pahar cu apa pe birou din care bea câte puțin mai tot timpul.

15. Stay Fit. Pentru că, într-adevăr, atunci când faci exerciții fizice regulate și ești în formă, îți creezi în același timp și energie, concentrare și creativitate.

16. Lucrează cu pauze, 80 de minute cu 10 minute pauză. Este o regulă care la mine funcționează foarte bine.

17. Adoptă sisteme productive de lucru. De exemplu, poți lua în considerare îmbunătățirea continuă prin practici precum:

• Kaizen (https://www.capital.ro/managementul-kaizen-secretul-eficientei-japoneze-13796.html ), o tehnică de lucru japoneză în care nu conteaza ierarhia, contează valoarea adăugată produsă de inteligența si forța de acțiune a fiecaruia pentru a crește puterea grupului;
• Time Doctor (https://www.timedoctor.com/ ) un soft care instalat pe computer te ajută să vezi cum echipa ta își petrece timpul, ce aplicații și site-uri accesează în timpul lucrului. Iar dacă stai prea mult pe Facebook, de exemplu, Time Doctor îți va trimite un mesaj prietenos ca să îți amintească să te intorci la lucru.
• Rescue Time ( https://www.rescuetime.com/ ) este de-asemenea o aplicație ce operează pe calculatorul sau mobilul tău, și urmărește timpul pe care îl petreci pe aplicații și site-uri web. La sfârșitul săptămânii îți trimite un raport detaliat despre cum ți-ai petrecut timpul.
• 15Five ( 15five.com ) o aplicație interesantă care te ajută să dai un feedback rapid membrilor echipei tale. Trebuie doar să creezi o listă de întrebări la care managerii să răspundă în fiecare săptămână și pe care tu le poți citi și evalua în 5 minute. Este o metodă foarte bună ce poate crește angajamentul între membrii echipei, cât și valoarea rapoartelor directe.

18. NU pierde timp pe drumul de acasă la serviciu și invers. Puneți căști în urechi și ascultă. Poți astfel citi cărți deosebite sau asculta programe de învățare valoroase. Am vorbit la un moment dat cu cineva care învața franceza în timp ce conducea, și care astfel nu era deranjat deloc de mult cele 40 de minute pierdute în trafic.

19. Dispari! Exact! Ai putea fi super productiv dacă îți inchiz telefonul și te așezi la o cafenea. Am un prieten foarte bun care de altfel conduce și o afacere proprie foarte profitabilă, și care nu poate fi găsit până la prânz: ”Fără telefon care să mă întrerupă, gândesc, planific, scriu, focus 100% cu rezultate masive”, spune el.

Sper că aceste 19 de sfaturi despre productivitate vor fi valoroase pentru tine.

Indiferent cât de bine lucrezi acum, întotdeauna îți poți îmbunătăți productivitatea. Când ești productiv, contribui puternic la succesul și profitabilitatea organizației tale, cât și la starea ta generală de bine.

Așadar, FII PRODUCTIV!!!

Acest articol a fost publicat pentru prima dată pe blog-ul site-ului Retaillium, www.retaillium.ro.